企業にメールで送る場合、「気を付けたほうがよいことは?」など不安に思う方もいるのではないでしょうか。
今回は、転職活動で企業にメールを書くときに気をつけるべき4つのポイントを解説していきます。
この記事で学べること
- 転職活動メールのひな形とは?
- 内容が把握できる件名とは?
- メールには必ず署名とは?
- 企業へのメールは見直し方とは?
企業にメールをどうやって書けばいいか、教えてください。


今回は、転職活動でだれもが知りたい企業にメールを書くときに気をつけるべきポイントを4つご紹介いたします。
転職で企業にメールを書くときの4つのポイント
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転職で企業にメールを書くときの4つのポイントについて解説していきます。
転職活動メールのひな形
転職活動では、まず「名乗る」ことがキホン。
メールの冒頭は以下のように始めましょう。
--------------------------------
H&H株式会社
人事部××課
採用担当者○○様
先日転職フェアでお世話になりました○○と申します。
本日は○○の件でご連絡いたしました。…
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会社名を(株)や(有)のように省略してはいけません、必ず正式名称で表記しましょう。
顔文字や【機種依存文字】を使うのはNG、表示できない文字があると、相手が正しくメールを受け取れない可能性があります。
また、送信・受信ミスや誤字脱字を避けるためにも、携帯キャリアからの転職活動のメール送信は極力避けましょう。
メールを送る際のあなたのメールアドレスにも注意が必要です。複雑すぎるメールアドレスですと、企業の方が打ち間違いを起こしてしまう可能性があります。
企業とのやり取り専用のgmailやyahooメールのアドレスを作成して管理するのをお勧めします。
内容が把握できる件名
企業で働く人たちは、1日に100通以上のメールをやりとりするのが普通といっても過言ではありません。
[件名:無題]は絶対にNG!
これでは、採用担当に悪印象を与えてしまいます。
件名の書き方
簡潔な件名をこころがけ、一目で内容を把握できるものにしましょう。
例)
9/18 会社訪問のお礼
本文は箇条書き
ぱっと見てわかりやすいメール文面をつくるときは、箇条書きが効果的です。
例)
~の件で、ご質問したいことが2つあります。
1、…
2、…
改行や行間を活用
簡潔にまとまったメールを書くには数をこなすことが必要です。
改行や行間を効果的に使うだけでも、とても読みやすい文章になります。
メールには必ず署名
転職活動の際はメールに必ず署名を入れましょう。
さまざまなデザインのものがありますが、凝ったものは必要ありません。
シンプルかつ分かりやすいものを心がけましょう。
署名の書き方
署名には企業側から折り返しの連絡が取れるように
【名前・メールアドレス・電話番号・住所】などを記載します。
例)
―――――――――――――――――
転職 太郎 (てんしょく たろう)
TEL :052-1234-1234
E-mail: tensyoku@hh-freestyle365.com
〒123-4567
◯◯県◯◯市◯◯1-2-3
―――――――――――――――――
転職活動においてはメールは24時間以内に返すのがキホン。
すぐに返事ができない場合は「後ほど対応させていただきます」など、ひとこと企業側へメールを入れましょう。
企業へのメールは見直し方
いいメールが書けても、ミスがあると台無しになってしまいます、書き終わった後に必ず、以下のことをチェックしましょう。
チェックポイント
- 宛先のチェック(重要!)
- 文章を読み返す
- 誤字脱字のチェック
- 添付ファイルチェック
また、「締めの言葉」を一言添えると、印象がグッとよくなります!「お忙しいところ大変恐縮ですが、よろしくお願い申し上げます」
ビジネスでも、ちょっとした気遣いができるかどうかは結構重要な要素。転職活動をしているうちからこの一言が出てくれば、良い印象を与えられること間違いナシ♪
こちらは丁寧に書いているつもりでも、表情や感情が伝わらず、誤解が起こりやすいのがメールでのコミュニケーション。メールの文章だけで「失礼な求職者だ!」と受け取られてしまってはもったいないですよ。
ポイントをおさえて「相手に伝わるメール」を作成しましょう。
メールでもビジネスマナーを発揮して、好印象を与えよう
ここに記載した内容は、普段から仕事でメールを利用している方にとっては難しいことではありませんが、仕事でメールを使った経験のない方にとっては見慣れないマナーかもしれません。
どのように返信すればよいか、迷ったときにはまず検索。それでもわからなければ、周囲にいる人に聞いてみましょう。
人によって受け取り方が違うことから、誰に対しても100点の正解はないのかもしれません。
そんなときは「相手に対して失礼ではないか」という視点を持ちましょう。それさえ意識していれば、大きな失態はしないはず。
マナーを有した大人としての振る舞いを、メール上のやりとりでも忘れないようにしましょう。