転職活動で企業にメールを書くときの4つのポイントを解説

企業にメールで送る場合、「気を付けたほうがよいことは？」など不安に思う方もいるのではないでしょうか。

今回は、転職活動で企業にメールを書くときに気をつけるべき4つのポイントを解説していきます。

転職で企業にメールを書くときの4つのポイント

転職で企業にメールを書くときの4つのポイントについて解説していきます。

転職活動メールのひな形

転職活動では、まず「名乗る」ことがキホン。

メールの冒頭は以下のように始めましょう。

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Ｈ＆Ｈ株式会社
人事部××課
採用担当者○○様

先日転職フェアでお世話になりました○○と申します。
本日は○○の件でご連絡いたしました。…
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会社名を（株）や（有）のように省略してはいけません、必ず正式名称で表記しましょう。

顔文字や【機種依存文字】を使うのはNG、表示できない文字があると、相手が正しくメールを受け取れない可能性があります。

また、送信・受信ミスや誤字脱字を避けるためにも、携帯キャリアからの転職活動のメール送信は極力避けましょう。

メールを送る際のあなたのメールアドレスにも注意が必要です。複雑すぎるメールアドレスですと、企業の方が打ち間違いを起こしてしまう可能性があります。

企業とのやり取り専用のgmailやyahooメールのアドレスを作成して管理するのをお勧めします。

内容が把握できる件名

企業で働く人たちは、1日に100通以上のメールをやりとりするのが普通といっても過言ではありません。

[件名：無題]は絶対にNG！

これでは、採用担当に悪印象を与えてしまいます。

件名の書き方

簡潔な件名をこころがけ、一目で内容を把握できるものにしましょう。

例）
9/18　会社訪問のお礼

本文は箇条書き

ぱっと見てわかりやすいメール文面をつくるときは、箇条書きが効果的です。

例）
～の件で、ご質問したいことが2つあります。
１、…
２、…

改行や行間を活用

簡潔にまとまったメールを書くには数をこなすことが必要です。

改行や行間を効果的に使うだけでも、とても読みやすい文章になります。

メールには必ず署名

転職活動の際はメールに必ず署名を入れましょう。

さまざまなデザインのものがありますが、凝ったものは必要ありません。

シンプルかつ分かりやすいものを心がけましょう。

署名の書き方

署名には企業側から折り返しの連絡が取れるように

【名前・メールアドレス・電話番号・住所】などを記載します。

例）
―――――――――――――――――
転職　太郎 (てんしょく たろう)

TEL :052-1234-1234
E-mail: tensyoku@hh-freestyle365.com

〒123-4567
◯◯県◯◯市◯◯1-2-3
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転職活動においてはメールは24時間以内に返すのがキホン。

すぐに返事ができない場合は「後ほど対応させていただきます」など、ひとこと企業側へメールを入れましょう。

企業へのメールは見直し方

いいメールが書けても、ミスがあると台無しになってしまいます、書き終わった後に必ず、以下のことをチェックしましょう。

また、「締めの言葉」を一言添えると、印象がグッとよくなります！「お忙しいところ大変恐縮ですが、よろしくお願い申し上げます」

ビジネスでも、ちょっとした気遣いができるかどうかは結構重要な要素。転職活動をしているうちからこの一言が出てくれば、良い印象を与えられること間違いナシ♪

こちらは丁寧に書いているつもりでも、表情や感情が伝わらず、誤解が起こりやすいのがメールでのコミュニケーション。メールの文章だけで「失礼な求職者だ！」と受け取られてしまってはもったいないですよ。

ポイントをおさえて「相手に伝わるメール」を作成しましょう。

メールでもビジネスマナーを発揮して、好印象を与えよう

ここに記載した内容は、普段から仕事でメールを利用している方にとっては難しいことではありませんが、仕事でメールを使った経験のない方にとっては見慣れないマナーかもしれません。

どのように返信すればよいか、迷ったときにはまず検索。それでもわからなければ、周囲にいる人に聞いてみましょう。

人によって受け取り方が違うことから、誰に対しても100点の正解はないのかもしれません。

そんなときは「相手に対して失礼ではないか」という視点を持ちましょう。それさえ意識していれば、大きな失態はしないはず。

マナーを有した大人としての振る舞いを、メール上のやりとりでも忘れないようにしましょう。