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就職・転職活動で企業にメールを書くときの4つのポイント

2022年9月26日

メールを書く時のポイント

企業にメールで送る場合、「気を付けたほうがよいことは?」など不安に思う方もいるのではないでしょうか。

今回は、就職・転職活動で企業にメールを書くときに気をつけるべき4つのポイントをご紹介いたします。

この記事で学べること

  • 転職活動メールのひな形とは?
  • 内容が把握できる件名とは?
  • メールには必ず署名とは?
  • 企業へのメールは見直し方とは?

企業にメールをどうやって書けばいいか、教えてください。

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今回は、転職活動でだれもが知りたい企業にメールを書くときに気をつけるべきポイントを4つご紹介いたします。

転職で企業にメールを書くときの4つのポイント

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転職活動メールのひな形

転職活動では、まず「名乗る」ことがキホン。
メールの冒頭は以下のように始めましょう。

--------------------------------
H&H株式会社
人事部××課
採用担当者○○様

先日転職フェアでお世話になりました○○と申します。
本日は○○の件でご連絡いたしました。…
--------------------------------

会社名を(株)や(有)のように省略してはいけません、必ず正式名称で表記しましょう。

顔文字や【機種依存文字】を使うのはNG、表示できない文字があると、相手が正しくメールを受け取れない可能性があります。また、送信・受信ミスや誤字脱字を避けるためにも、携帯キャリアからの転職活動のメール送信は極力避けましょう。
メールを送る際のあなたのメールアドレスにも注意が必要です。複雑すぎるメールアドレスですと、企業の方が打ち間違いを起こしてしまう可能性があります。

企業とのやり取り専用のgmailやyahooメールのアドレスを作成して管理するのをお勧めします。

内容が把握できる件名

企業で働く人たちは、1日に100通以上のメールをやりとりするのが普通といっても過言ではありません。

[件名:無題]は絶対にNG!

これでは、採用担当に悪印象を与えてしまいます。

件名の書き方

簡潔な件名をこころがけ、一目で内容を把握できるものにしましょう。

例)
9/18 会社訪問のお礼

本文は箇条書き

ぱっと見てわかりやすいメール文面をつくるときは、箇条書きが効果的です。

例)
~の件で、ご質問したいことが2つあります。
1、…
2、…

改行や行間を活用

簡潔にまとまったメールを書くには数をこなすことが必要です。

改行や行間を効果的に使うだけでも、とても読みやすい文章になります。

メールには必ず署名

転職活動の際はメールに必ず署名を入れましょう。さまざまなデザインのものがありますが、凝ったものは必要ありません。シンプルかつ分かりやすいものを心がけましょう。

署名の書き方

署名には企業側から折り返しの連絡が取れるように
【名前・メールアドレス・電話番号・住所】などを記載します。

例)
―――――――――――――――――
転職 太郎 (てんしょく たろう)

TEL :052-1234-1234
E-mail: tensyoku@hh-freestyle365.com

〒123-4567
◯◯県◯◯市◯◯1-2-3
―――――――――――――――――

転職活動においてはメールは24時間以内に返すのがキホン。

すぐに返事ができない場合は「後ほど対応させていただきます」など、ひとこと企業側へメールを入れましょう。

企業へのメールは見直し方

いいメールが書けても、ミスがあると台無しになってしまいます、書き終わった後に必ず、以下のことをチェックしましょう。

チェックポイント

  • 宛先のチェック(重要!)
  • 文章を読み返す
  • 誤字脱字のチェック
  • 添付ファイルチェック

また、「締めの言葉」を一言添えると、印象がグッとよくなります!「お忙しいところ大変恐縮ですが、よろしくお願い申し上げます」

ビジネスでも、ちょっとした気遣いができるかどうかは結構重要な要素。転職活動をしているうちからこの一言が出てくれば、良い印象を与えられること間違いナシ♪

こちらは丁寧に書いているつもりでも、表情や感情が伝わらず、誤解が起こりやすいのがメールでのコミュニケーション。メールの文章だけで「失礼な求職者だ!」と受け取られてしまってはもったいないですよ。

ポイントをおさえて「相手に伝わるメール」を作成しましょう。

メールでもビジネスマナーを発揮して、好印象を与えよう

ここに記載した内容は、普段から仕事でメールを利用している方にとっては難しいことではありませんが、仕事でメールを使った経験のない方にとっては見慣れないマナーかもしれません。

どのように返信すればよいか、迷ったときにはまず検索。それでもわからなければ、周囲にいる人に聞いてみましょう。

人によって受け取り方が違うことから、誰に対しても100点の正解はないのかもしれません。

そんなときは「相手に対して失礼ではないか」という視点を持ちましょう。それさえ意識していれば、大きな失態はしないはず。

マナーを有した大人としての振る舞いを、メール上のやりとりでも忘れないようにしましょう。

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H&H代表取締役 畑原啓伸

2019年7月11日、H&H株式会社設立
1984年生まれの1児パパ。
エンジニア→自動車整備→営業→エンジニア→経営者。

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「世の中をもっと面白くしたい」、「自身の人生をもっと面白くしたい」 そんな思いをもったわたしが先頭に立ち、皆さんと一緒に世の中を創っていく所存です。少しでも興味をもっていただけたら是非一度腹を割ってお話しましょう!!!

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