転職活動で企業にメールを書くときの4つのポイントを解説

企業にメールで連絡をする場合、何を書いたらよいか悩む方もいるでしょう。

特に転職活動で企業にメールを送る場合は、気をつけるべきポイントがあります。

ここでは、転職活動で企業にメールを書くときに気をつけるべき4つのポイントを簡単に説明します。

転職で企業にメールを書くときの4つのポイント

転職活動で企業にメールを送る際、どのような内容を書けばよいか迷うことがあるかもしれません。

特に、転職の際には企業へのメールの書き方には注意が必要です。

そこで、転職活動で企業にメールを書く際に押さえておくべき4つのポイントを簡潔に解説します。

転職活動メールのひな形

転職活動においては、最初に自己紹介することが重要です。

メールの冒頭は以下のように記載しましょう。

具体的には、「初めまして、私は○○と申します」というように、自分の名前を明記して自己紹介することが大切です。

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Ｈ＆Ｈ株式会社
人事部××課
採用担当者○○様

先日転職フェアでお世話になりました○○と申します。
本日は○○の件でご連絡いたしました。…
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転職活動において、企業にメールを送る際には注意点があります。

まず、会社名は（株）や（有）のように省略せずに、必ず正式名称で表記しましょう。

また、顔文字や【機種依存文字】は使用しないようにしましょう。

相手が表示できない文字がある場合、メールが正しく受け取れない可能性があります。

さらに、送信・受信ミスや誤字脱字を避けるためにも、携帯キャリアからの転職活動のメール送信は極力避けましょう。

最後に、メールアドレスにも注意が必要です。

複雑なアドレスの場合、企業側が打ち間違いを起こしてしまう可能性があるため、簡潔なアドレスを使用しましょう。

企業とのメールのやり取りには、専用のGmailやYahooメールアドレスを作成し、それを使って管理することがおすすめです。
このようにすることで、プライベートと仕事用のメールを分けることができ、管理がしやすくなります。
また、企業とのメールを一括で確認できるため、見逃しやすいメールが減ります。

内容が把握できる件名

企業で働く人たちは、1日に100通以上のメールをやりとりすることが普通です。

そのため、件名を「無題」とするのは絶対にNGです。

採用担当に悪い印象を与えてしまうため、件名は明確に記載しましょう。

明確な件名にすることで、相手にとっても内容が把握しやすくなります。

件名の書き方

メールの件名は簡潔かつ内容を一目で把握できるものにするように心がけましょう。

このようにすることで、相手にとってもメールの内容が明確になり、スムーズなやりとりができるようになります。

例）
9/18　会社訪問のお礼

本文は箇条書き

文章を分かりやすくするためには、箇条書きが効果的です。

箇条書きを使うことで、文章の構成を明確にし、情報を整理することができます。

相手にとっても、ぱっと見てわかりやすく、視覚的にも印象に残りやすいです。

例）
～の件で、ご質問したいことが2つあります。
１、…
２、…

改行や行間を活用

簡潔でまとまったメールを書くためには、数をこなすことが必要です。

また、改行や行間を効果的に使うことで、文章が読みやすくなります。

このようにすることで、相手にとってもメールの内容が明確になり、スムーズなやりとりができるようになります。

メールには必ず署名

転職活動でのメールには必ず署名を入れましょう。

署名には多種多様なデザインがありますが、凝ったものは必要ありません。

シンプルで分かりやすい署名を心がけましょう。

署名の書き方

署名には、企業からの返信がスムーズに行えるように、名前やメールアドレス、電話番号、住所などを記載しましょう。

例）
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転職　太郎 (てんしょく たろう)

TEL :052-1234-1234
E-mail: tensyoku@hh-freestyle365.com

〒123-4567
◯◯県◯◯市◯◯1-2-3
―――――――――――――――――

転職活動では、メールは24時間以内に返信することが大切です。
もし返信ができない場合は、一言メールを送り「後ほど対応いたします」と伝えましょう。

企業へのメールは見直し方

メールを書き終えた後には、以下の点を必ずチェックしましょう。

ビジネスの世界でも、相手への気配りが大切です。

締めの言葉を一言添えることで、印象がぐっと良くなります。

「お忙しいところ大変恐縮ですが、よろしくお願いいたします」など、丁寧な言葉遣いが重要です。

メールでは、表情や感情が伝わらないため、相手に誤解を与えてしまうことがあります。

書いた文章をチェックして、失礼な印象を与えないように注意しましょう。

ポイントをおさえて「相手に伝わるメール」を作成しましょう。

メールでもビジネスマナーを発揮して、好印象を与えよう

この記事には、メールを仕事で使ったことがある人にとっては理解しやすい内容が含まれていますが、メールを使ったことが少ない人にとっては新しいマナーかもしれません。

分からないことがあったら、まずは検索してみましょう。

それでもわからない場合は、周りの人に尋ねてみるのも良いでしょう。

メールには受け取り方によって違いがありますので、100％正解というものはありません。

しかし、相手に失礼のないように配慮することはとても大切です。

メールのやり取りでも、マナーを守りながら、大人としての行動を心がけましょう。